Det obligatoriske årsmøtet er styrets ansvar å gjennomføre på en god måte. Deres forretningsfører kan nok bistå, men det krever penger fra felleskassen å involvere dem i den årlige sammenkomsten. I denne artikkelen bruker vi årsmøte som betegnelse også for generalforsamlingen, for å gjøre det litt enklere å lese.
Innkalling til årsmøtet
Det er tre steg styret må ta hensyn til når det gjelder innkalling til årsmøtet.
- Utsendelse av informasjon om tid og dato.
Årsmøtet skal avholdes innen utgangen av juni hvert år. Regnskapet avsluttes når året er omme, og deretter har borettslag og sameier 6 måneder på seg til å avholde årsmøtet.
Innkallingen til årsmøtet skal sendes ut senest 8 dager før møtet avholdes, enten elektronisk eller på papir. Vedtektene kan åpne for en lengre frist, og spesifisere om innkallingen skal skje digitalt eller analogt.
Det kan lønne seg for styret å fastsette en dato i god tid, og regne seg tilbake til når fristene for de andre tingene må være på plass. En komplett saksliste med regnskap og styrets årsberetning, må sendes ut senest 7 dager før årsmøtet.
- Fristen for når de stemmeberettigede skal kunne melde inn saker.
For at styret skal ha nok tid til å forberede sakslisten, bør informasjon om dato for årsmøtet og fristen for å melde inn saker komme i god tid, gjerne et par måneder før selve innkallingen sendes ut. Noen ganger kan sakslisten være omfattende, og da bør styret være godt forberedt.
- Hvem som har ansvaret for hva når det kommer til forberedelse av sakene som kommer inn.
Jobben med å forberede sakene kan også settes til forretningsfører, men dette koster penger, og styret kan mest sannsynlig klare å håndtere mindre saker som beboere ønsker behandlet på årsmøtet.
Saker til årsmøtet må være relevante
Lovene regulerer hvilke saker som kan behandles under årsmøtet, og begrenser slik sett hvilke avgjørelser styret og eierne kan beslutte under årsmøtet. Klager på enkelte beboere er eksempel på en type sak som ikke skal opp på årsmøtet.
Det eneste som er obligatorisk er styrets eventuelle årsberetning, regnskap for foregående år og valg av styre, i tillegg til saker som styret ønsker å ha behandlet og som er meldt inn og nevnt i innkallingen. Når det er store vedlikeholdsprosjekter som skal stemmes over ved årsmøtet, må styret forberede seg ekstra godt.
Kall gjerne inn til et beboermøte i forkant av årsmøtet for å informere om omfang, budsjett og tidslinje for større prosjekter, og for å kunne svare på spørsmål beboerne måtte ha. Det samme kan være lurt for mindre saker også. Ikke alle vet hva som foregår på et årsmøte, og hvordan saker skal meldes inn. Men det kommer stort sett tydelig fram om sakene som kommer inn er av den typen som skal tas opp på årsmøtet, eller om det er en sak for styret å jobbe med i det daglige.
Et godt samarbeid med en vaktmester i sameiet eller borettslaget kan underlette for styret når det gjelder hva som trengs av vedlikeholdsprosjekter.
Få til et effektivt årsmøte
Et effektiv gjennomført årsmøte, avhenger av mange faktorer.
- Riktige prosedyrer for behandling
- Klare beslutninger
- Et styre og en møteleder som har gjort forberedelsene sine
- En møteleder som holder seg til agendaen og kan komme tilbake til saken om praten sklir ut
For å sikre best mulig oppmøte, er det viktig med en god og effektiv håndtering av årsmøtet. Møteleder bør være godt forberedt, ikke la seg vippe av pinnen av sterke personligheter med sterke meninger, og sikre at tidsskjemaet blir holdt, slik at forsamlingen ikke bruker 30 minutter på saker som bør ta 5.
Borettslag og sameier er som mini-demokratier, og som ved Stortingsvalg spiller det også her en rolle hvor mange som faktisk møter opp. Møter et mindretall av eierne opp, kan de bestemme over flertallet, om ikke flertallet er til stede. Styret bør derfor oppfordre eierne til å møte, eller sende fullmakt.
Det hender selvfølgelig at saker som ikke er tiltenkt årsmøtet kommer inn fra sidelinjen. Noen ønsker å påpeke at snømåkingen forrige vinter ikke ble gjort skikkelig. Andre plages av en katt som mjauer, en dør som smeller fordi dørpumpen er gåen, eller at renholdet ikke gjøres godt nok. Styret kan være i forkant av slike tidstyver ved å ha kontroll på hvilken leverandør som leverer tjenester på de ulike områdene i borettslaget eller sameiet.
Kjenn regnskapet
Et kommende årsmøte er en god anledning til å se på hva regnskapet sier om inntekter og kostnader. Ingen ønsker høye kostnader i fellesskapet, og det kan være en god anledning til å vurdere om man skal bytte leverandør(er). Husk at dersom det er en kvalitetsorientert leverandør, så vil en litt høyere kostnad mest sannsynlig lønne seg i lengden.
Lånebetingelser og forsikringsavtaler påvirker også hvordan regnskapet ser ut. Se på totalbildet og vit hva postene innebærer.
Våre kunder melder om at Fortrinn har høy kvalitet på leveransene, og konkurransedyktige priser. Våre ansatte jobber også på de eiendommene vi forvalter, slik at vi vet at de er ordentlig bra folk. Kontakt oss i dag for en befaring og et tilbud på våre tjenester.
Bedre hverdag for beboere, gir en bedre hverdag for styret også.