Det er lurt av styret å forberede seg til dugnad, for styret har ansvaret for at borettslaget eller sameiet forvaltes på en god måte, og at ikke eiendommen forfaller og verdien forringes. Det koster penger å holde alt i stand, men er dugnaden godt organisert kan den spare sameiet for mange kroner.
Innkalling til dugnad i sameiet
Styret gjør klokt i å kalle inn til dugnaden i god tid. Det er ingen formelle krav til hvordan en dugnad skal varsles, så det kan gjøres ved oppslag i oppgangen, utsendelse på e-post til alle eiere, publisering av nyhet på hjemmesiden eller informasjon på Facebook-siden eller gruppen til sameiet.
For at alle beboere og eiere skal bli informert, er det lurt å minimum sende en e-post og henge opp en invitasjon i oppgangen. Det kan også være lurt å skrive ut et oppslag og legge i hver enkelt postkasse.
Når innkallingen er sendt, kan forberedelsene til dugnaden begynne. Har dere en avtale med Fortrinn om vaktmester, vil vedkomne under året utarbeide en sjekkliste for dugnaden, som kan være til god hjelp i forberedelsene. Ta kontakt for å høre mer!
Hvordan få med beboerne på dugnaden
Pisk eller gulrot? Det er ikke alltid enkelt å få med beboere i sameiet eller borettslaget på dugnad. Dugnad er noe av det norskeste som finnes, og det kan være en samlende og hyggelig aktivitet å delta på, men det er ingen hjemmel i lovverket som sier at en er pliktig til å bli med på dugnad. Det er heller ikke lov å bøtelegge de som ikke deltar. Men å bruke gulrøtter i flere former er helt lov. Her er 3 tips for å få med beboerne på dugnaden:
- Styret kan presisere at jo flere som deltar på dugnaden, jo flere penger kan spares på å leie inn tjenester. Uten at dette smaker av trussel. Men felles innsats på dugnaden, kan føre til at de felles midlene som ellers brukes på vedlikehold holdes lave.
- En annen gulrot er at på samme måte som det koster å leie inn folk til å gjøre jobben, kan pengene til frivillig vedlikehold heller gå til deltakerne på dugnaden. En reduksjon i felleskostnader måneden etter dugnaden kan være en måte å gjøre dette på. Vær dog oppmerksom på at dette kan føre til ekstra administrasjon i styret og hos forretningsfører.
- Det som koster minst og smaker mest er å bruke det sosiale aspektet som en god grunn til å komme på dugnaden. En dugnad kan være et høydepunkt for de som bryr seg om de nærmeste naboene. Gjør det til en hyggelig dag ved å sørge for godt utstyr til å utføre jobbene, fulle termoser med kaffe når dagen kommer, litt snacks en kan unne seg underveis og en avslutning med for eksempel grilling. Det er ofte ikke så mye som skal til for å lage hyggelig stemning under dugnaden.
Skal dere leie containere til dugnaden?
Noen beboere benytter seg av årets dugnad for å bli kvitt private ting. Problemet kan være at containerne blir fulle før dugnaden setter i gang, om de ikke bestilles til å komme på plass samme dag som dugnaden.
Fellesarealer skal alltid holdes fri for beboeres eiendeler, men dette syndes det mot i mange borettslag og sameier. Men container på dugnaden kan også virke mot sin hensikt; En risikerer at de blir fulle av ting fra beboernes boder og boliger, før fellesarealene rekker å bli tømt. Samtidig – dersom det ikke leies inn containere, kan hensatt avfall i fellesarealer bli stående i mange år.
Med en vaktmester i sameiet eller borettslaget kan kostnader til avfallshåndtering fordeles utover året. En vaktmester som går gjennom fellesarealene kan gjøre at de noen ganger store kostnadene som kommer med avfallshåndtering under dugnaden, kanskje blir mindre. Vaktmesteren fra Fortrinn kan leies inn av beboere også, for å kjøre bort avfall ved behov.
Innkjøp til dugnaden
Lovene slår fast at borettslaget og sameiet har en plikt og et ansvar for vedlikehold av bygninger og fellesarealer, og kostnadene til dette kan være store. Styret kan ikke forvente at beboere kan reparere og bygge ting på dugnaden, men det er både hensiktsmessig og økonomisk å sette ut mindre oppgaver til deltakerne på dugnad.
Verktøy er som kjent halve jobben, så styret bør sørge for at det er tilstrekkelig med bøtter, kluter, koster og raker, vannslanger og søppelposer. Ta vare på alle kvitteringer når dere gjør innkjøp, og før regnskap på dette. Mat og drikke til beboerne som deltar, føres også opp i felles regnskap.
Organisering av arbeidsoppgaver
For å sikre en effektiv og smidig dugnad i borettslaget er det avgjørende at styret tar ansvar for å fordele oppgavene på en rettferdig og hensiktsmessig måte. Først og fremst bør styret identifisere de ulike oppgavene som trenger å bli utført under dugnaden, for eksempel vedlikehold av utendørsområder, rengjøring av fellesarealer, eller mindre reparasjonsarbeid.
Deretter kan styret kartlegge beboernes ferdigheter, interesser og tilgjengelighet for å tildele passende oppgaver til hver enkelt. Dette kan gjøres ved å sende ut et spørreskjema eller arrangere et møte hvor beboerne kan melde sin interesse og tilgjengelighet for ulike oppgaver.
Det er viktig å sørge for at oppgavene fordeles jevnt og rettferdig blant beboerne, slik at ingen belastes urettmessig mye. Styret kan også vurdere å opprette arbeidsgrupper eller team for å delegere spesifikke oppgaver, for eksempel et team for hagearbeid og et annet for renhold. Ved å organisere oppgavene på denne måten kan styret sikre at dugnaden blir gjennomført effektivt og at alle beboerne føler seg inkludert og engasjert i fellesskapet. De oppgavene som beboerne ikke kan gjøre, kan Fortrinns ansatte bistå med.
Ta kontakt for en uforpliktende prat og befaring!
Vi ønsker dere en riktig god dugnad!